admin
לא כל פתרון שיתוף נולד לאותו צורך EFSS, ו־MFT משרתים עולמות שונים
לא כל קובץ צריך MFT, אבל לא כל מידע קריטי יכול להישאר בדרייב, ההבדל האמיתי הוא בין collaboration יומיומי לבין Data Movement עסקי, רגולטורי ומבוקר.
הדיון הישן של “Dropbox או MFT” הפך בשנים האחרונות להרבה יותר רחב.
ארגונים כבר לא עובדים רק עם Dropbox, אלא עם משפחה שלמה של פתרונות Enterprise File Sync and Share, או בקיצור EFSS.
אלו פתרונות בסגנון Google Drive, OneDrive, SharePoint, Microsoft 365, Box וכלי שיתוף שמוטמעים בתוך Teams ו־Outlook.
הם מצוינים לשיתוף מסמכים, עבודה היברידית, עריכה משותפת, גישה מרחוק, עבודה עם ספקים ושיתוף יומיומי. עבור מסמכי עבודה, חומרים שיווקיים, שיתוף פנים־ארגוני או עבודה על גרסאות, הם מספקים חוויית משתמש מצוינת.
אבל ברגע שהמידע הופך להיות חלק מזרימה עסקית, רגולטורית או תפעולית, כמו דוחות BI, קבצי CAD, מידע פיננסי, קבצי GIS, דיווחים לממשלה, exports של ERP או מידע רפואי, השיח משתנה לחלוטין.
הבעיה האמיתית מתחילה בזהויות ובחשבונות
Shadow IT נולד הרבה לפני שהקובץ זז
אחת מנקודות הכאב הגדולות ביותר בארגונים אינה דווקא הקובץ, אלא החשבונות שדרכם הוא מנוהל.
כל פתרון בסגנון Drive, Dropbox או Microsoft 365 דורש זהות.
בפועל, לא מעט עובדים מתחברים עם Gmail אישי, Microsoft Account פרטי, Dropbox חיצוני או משתמש ספק.
במקרים אחרים, שותפים חיצוניים, יועצים או ספקים מחוברים גם הם לאותו workspace או לאותה תיקייה.
כך נוצרת מציאות של Shadow IT וזהויות שאינן תמיד מנוהלות באופן מלא על ידי ה־IT.
המידע אולי “נמצא בדרייב”, אבל בפועל הוא נשען על אקאונטים חיצוניים, MFA שלא תמיד נאכף, משתמשים זמניים, קישורים פתוחים והרשאות שנשארות גם אחרי שהפרויקט הסתיים.
במילים אחרות, הסיכון לא מתחיל בהעברת הקובץ, אלא בשכבת הזהויות שמאחוריו.
Microsoft 365 הוא כלי מצוין, אבל לא לכל סיכון
Teams, SharePoint ו־OneDrive צריכים שכבת מדיניות
Microsoft 365 הפך כמעט לברירת מחדל בארגונים, ובצדק. Teams, SharePoint ו־OneDrive מספקים סביבת collaboration חזקה מאוד.
אבל בדיוק בגלל שהוא כל כך נוח, ארגונים רבים מגלים שהמידע הרגיש ביותר שלהם עובר דרך שיתוף קישורים, guest accounts, Teams channels או SharePoint libraries בלי הבחנה מספקת בין סוגי סיכון.
לכן האתגר אינו האם להשתמש ב־365, אלא איך להבדיל בין שיתוף מסמכים יומיומי לבין תהליך Data Movement קריטי.
כאשר מדובר בהעברת מידע:
לבנקים, רשויות, BI, ספקים ושרשרת אספקה, DR, קבצי שכר או מידע רגולטורי, נדרשת שכבת MFT שמוסיפה workflow, audit, integrity ו־Business Continuity.
כאן נכנסת כשכבת ביניים אסטרטגית של Secure File Collaboration
בין שיתוף יומיומי לזרימות מידע קריטיות
בלא מעט ארגונים, הפתרון הנכון אינו לבחור “או דרייב או MFT”, אלא לבנות שכבת Secure Collaboration ארגונית.
FILECLOUD מאפשר ליצור סביבת שיתוף רוחבית ומנוהלת, או לחלופין מרחבים נקודתיים לפי צורך:
פרויקט רגיש, data room, ספקים, R&D, BI, מסמכי הנהלה או קבצי הנדסה.
היתרון הגדול הוא:
התאמה לכל רמת סיכון את סביבת העבודה המתאימה לה:
- שיתוף יומיומי ופנימי יכול להישאר ב־Microsoft 365
- שיתוף רגיש לעבור לשיתוף קבצים מאובטח FileCloud עם granular permissions ו־DLP, ותהליכים תפעוליים קריטיים לעבור דרך GoAnywhere MFT.
כך כל מסלול מידע מקבל רמת שליטה שמתאימה לסיכון שלו, במקום forcing של כלי אחד על כל הארגון.
השאלה הנכונה היא לא איזה כלי לבחור
אלא איזה מסלול נכון לכל סוג מידע
מהניסיון שלנו במסג'נט, ארגונים מצליחים כאשר הם מפסיקים לחפש “פתרון אחד” לכל הקבצים,
ומתחילים לחשוב על טיפול בצורך ואסטרטגיית File Movement ו־Collaboration לפי רמות סיכון.
- מסמכי עבודה, פרויקטים ו־365 collaboration נשארים בסביבת EFSS.
- מידע רגיש או שיתוף עם צדדים שלישיים עובר ל־FileCloud.
- תהליכים עסקיים קריטיים, אינטגרציות, ספקים ורגולציה מנוהלים ב־GoAnywhere MFT.
החשיבה הזו מונעת גם Shadow IT, גם זליגת הרשאות, גם שימוש לא מבוקר בחשבונות חיצוניים וגם לעיתים בתקציב המערכות.
כשהמידע זז במסלול הנכון
הארגון מקבל גם נוחות וגם שליטה
האתגר כבר אינו לבחור בין פתרונות Secure Collaboration שלEFSS כגון Dropbox, Google Drive או MFT, אלא לבנות שכבת עבודה שבה כל מידע זז במסלול שמתאים לרמת הסיכון, לזהות, לרגולציה ולצורך העסקי שלו.
ב־Messagenet, עם ניסיון של שנים ומאות ארגונים במגזר הציבורי, הפיננסי, הבריאותי והתעשייתי, אנחנו מלווים לקוחות בבניית אסטרטגיית קבצים שמחברת בין Microsoft 365, FileCloud ו־GoAnywhere בצורה מדויקת ומבוקרת.
אם גם אצלכם המידע נע בין Teams, Drive, ספקים, BI ורגולציה, נשמח לעזור לבנות את שכבת ה־File Strategy הנכונה לכל רמת סיכון.
https://www.messagenet.net/2019/11/26/%d7%9e%d7%94-%d7%a2%d7%93%d7%99%d7%a3-dropbox-%d7%90%d7%95-mft/
